ZAiKS na imprezie firmowej – kiedy trzeba zapłacić i ile to kosztuje

By BLUEXPERIENCE |  27 września 2026 | Eventy

Muzyka podczas gali, jubileuszu, konferencji czy integracji tworzy atmosferę i często stanowi ważną część programu. Jej wykorzystanie wiąże się jednak z prawami autorskimi, a sam dostęp do nagrania nie oznacza prawa do jego publicznego odtwarzania. Dlatego już podczas planowania wydarzenia warto ustalić, czy potrzebna będzie licencja ZAiKS, kto odpowiada za formalności i jaki wydatek należy uwzględnić w budżecie.

Czym jest ZAiKS i kiedy dotyczy imprez firmowych

Stowarzyszenie Autorów ZAiKS to najstarsza w Polsce organizacja zbiorowego zarządzania prawami autorskimi, działająca od 1918 roku. Reprezentuje autorów (kompozytorów i autorów tekstów) oraz wydawców muzycznych. Dzięki umowom z organizacjami zagranicznymi zarządza także zagranicznym repertuarem, co w praktyce oznacza większość muzyki popularnej odtwarzanej na imprezach. ZAiKS udziela licencji na korzystanie z utworów, pobiera należne wynagrodzenia i przekazuje je uprawnionym.

W kontekście eventów, takich jak koncerty, gale czy imprezy plenerowe, znaczenie ma przede wszystkim publiczne wykonywanie i odtwarzanie chronionej muzyki. W praktyce odpowiedź na pytanie, kiedy trzeba płacić ZAiKS, zależy m.in. od sposobu wykorzystania utworów. Licencja może być potrzebna zarówno gdy muzykę odtwarza DJ, jak i podczas koncertu zespołu wykonującego cudzy repertuar czy odtwarzania utworów w trakcie firmowego bankietu.

Nie każda muzyka na imprezie oznacza jednak automatycznie należność dla ZAiKS. Znaczenie mają prawa do konkretnego repertuaru i sposób jego wykorzystania. W przypadku utworów z domeny publicznej lub muzyki udostępnionej na odpowiedniej licencji sytuacja może wyglądać inaczej, przy czym osobnej ochronie z ramienia STOART i SAWP mogą podlegać np. konkretne nagrania i wykonania.

Kiedy trzeba zgłosić imprezę do ZAiKS

Formalności najlepiej ustalić jeszcze przed wydarzeniem. Zgłoszenie imprezy do ZAiKS-u może być konieczne, jeśli podczas eventu publicznie wykorzystywane będą utwory z repertuaru chronionego przez organizację. Dotyczy to różnych formatów – od konferencji z oprawą muzyczną po bankiet, jubileusz czy imprezę integracyjną. Wątpliwości często pojawiają się również przy wydarzeniach zamkniętych, przeznaczonych wyłącznie dla pracowników lub zaproszonych gości. Sam brak sprzedaży biletów nie przesądza jeszcze o braku obowiązków licencyjnych. Dlatego zgłoszenie imprezy do ZAIKS-u warto poprzedzić ustaleniem, kto faktycznie odpowiada za licencję – organizator, agencja czy lokal. Znaczenie ma również repertuar. Przy występie na żywo potrzebna może być lista wykonywanych utworów, która umożliwia prawidłowe rozliczenie wynagrodzeń twórców.

Ile kosztuje ZAiKS na imprezie firmowej

Nie istnieje jedna uniwersalna kwota właściwa dla każdego wydarzenia. W przypadku ZAiKS  zasady naliczania wynagrodzenia są zależne od rodzaju korzystania z muzyki i charakteru eventu. Znaczenie mogą mieć m.in. liczba uczestników, rodzaj wydarzenia, sposób wykorzystania repertuaru czy warunki konkretnej licencji. Z tego względu koszt warto ustalać na podstawie aktualnych zasad i opłat dla danego sposobu korzystania z utworów, zamiast przyjmować orientacyjną kwotę z innego wydarzenia. Inaczej może wyglądać rozliczenie muzyki stanowiącej tło konferencji, a inaczej koncertu czy imprezy tanecznej. Dlatego w budżecie warto uwzględnić tę pozycję od początku. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której opłata za ZAiKS po imprezie staje się nieprzewidzianym wydatkiem doliczanym już po zamknięciu większości kosztów eventu.

Jak zgłosić i rozliczyć ZAiKS krok po kroku

Zgłoszenie imprezy do ZAiKS-u można ująć w kilku etapach:

• określenie sposobu wykorzystania muzyki,
• sprawdzenie obowiązku uzyskania licencji,
• przekazanie danych dotyczących wydarzenia,
• zawarcie odpowiedniej umowy,
• rozliczenie należnej opłaty.

W przypadku niektórych eventów, np. koncertów, konieczne może być również przekazanie wykazu wykonanych utworów. Wcześniejsze dopełnienie formalności ułatwia prawidłowe rozliczenie wynagrodzenia.