Kim jest event manager?

za nami już ponad 500 konferencji online i offline.

Chyba nikomu, kto choć raz uczestniczył w evencie, jego organizacja nie wydawała się łatwa – i tak jest w rzeczywistości. Niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z klasycznym eventem stacjonarnym, hybrydowym czy też z wydarzeniami on-line, zawsze do ustalenia i zrealizowania jest całe mnóstwo szczegółów i różnej wielkości i ważności zadań.

Od specyfiki wydarzenia, ale także od wielkości firmy oferującej usługi event management, zależy, czy manager uczestniczy w nich bezpośrednio jako wykonawca (personel techniczny) czy skupia się wyłącznie na zarządzaniu procesem. W małych podmiotach czy przy jednoosobowej działalności gospodarczej możliwe jest to pierwsze podejście. Jednakże duże firmy specjalizujące się w kompleksowej organizacji eventów zdecydowanie rozdzielają role i na barkach event managera spoczywa tylko organizacja wydarzenia.

Tylko? W przypadku tak dużej odpowiedzialności i złożoności procesu to chyba nie do końca dobry zwrot…

Jak zostać event managerem

Organizacja wydarzeń na pewno jest procesem ciekawym i stawiającym ciągłe wyzwania. Do tej pracy przygotowują specjalistyczne kursy, a przynajmniej kilka szkół wyższych oferuje studia podyplomowe na kierunku Event Management. Jest to zresztą zawód sklasyfikowany (polski kod zawodu 333201, międzynarodowy ISCO-08 ), który może występować – wg terminologii Ministerstwa – pod nazwami:

Event manager.
Meeting and convention planner.
Menedżer ds. organizacji eventów.
Organizator eventów.
Organizator imprez.
Organizator imprez masowych.
Organizator imprez okolicznościowych.

Jednak do podjęcia pracy w zawodzie wcale nie jest konieczne wykształcenie kierunkowe. Pierwsze kroki w branży często stawia się na stanowiskach wykonawczych, zapoznając się z organizacją eventów od środka, z poziomu personelu technicznego. Droga na szczyt prowadzi zwykle od zupełnych podstaw, przez stanowiska juniora, seniora, po directora — oczywiście nazewnictwo stanowisk różni się w zależności od agencji eventowej. Możliwa jest także praca na zasadzie „wolnego strzelca”, czyli freelancera, zatrudnianego przez Agencję do realizacji określonych elementów wydarzenia.

Zresztą sama wiedza teoretyczna nie wystarczy, bo do pracy jako event manager konieczne są też określone predyspozycje, w tym wysoka odporność na stres czy umiejętność pracy pod presją czasu. A o tym, jak bardzo jest to wymagająca i obciążająca praca, można przekonać się, sięgając po badanie CareerCast przeprowadzone w 2019 roku na rynku amerykańskim. Event coordinator znalazł się na miejscu szóstym w rankingu Most Stressful Jobs, za żołnierzem zawodowym, strażakiem, pilotem, policjantem i reporterem. Czy naprawdę ta praca jest aż tak trudna? Cóż – do łatwych nie należy.

Event manager to osoba, która ma opanowaną nie tylko samą logistykę organizacji wydarzenia. Musi znać także każdy „klocek”, z którego układana jest konstrukcja całego eventu – dostawcy, partnerzy, technika oświetleniowa i sceniczna, multimedia, uwarunkowania prawne organizacji imprez itd. Dodajmy, że te „klocki” nie zawsze są idealnie dopasowane i często (zazwyczaj?) event manager musi wykazać się dużą dozą pomysłowości i improwizacji.

Wypada także, by event manager znał specyfikę branży, dla której pracuje. Farmaceutyczna, naukowa, rozrywkowa, przemysłowa, a w każdej z nich wiele gałęzi, różniących się wymaganiami, oczekiwaniami, sposobem budowania przekazu. Tematyka wydarzeń nie jest jednorodna, zwykle zmienia się z projektu na projekt, więc na stanowisku event managera wskazana jest nie tylko wiedza specjalistyczna, ale i ogólna.

Cechy event managera

Zadania event managera mogą być różne, ale jest pewien zespół cech, które na tym stanowisku są wskazane albo wręcz niezbędne. Pozwalają wykonywać swoją pracę nie tylko skutecznie, ale także z satysfakcją. Należą do nich:

– multizadaniowość, by móc jednocześnie zajmować się wieloma elementami układanki,

– otwartość na ludzi, ekstrawertyzm,

– kreatywność i umiejętność znajdowania nowych rozwiązań,

– doskonała umiejętność organizacji czasu pracy — swojego oraz zespołu i podwykonawców,

– kompetencje miękkie, pozwalające zarządzać zespołem i utrzymać poprawne stosunki z firmami zewnętrznymi,

– delegowanie i rozliczanie zadań,

– motywowanie i zarządzanie zespołem, pozwalające zachować pełnię jego wydajności (lub czasem ją przekraczać…),

– umiejętność odnalezienia się w każdej sytuacji, również kryzysowej,

– sumienne i odpowiedzialne podejście do każdego zadania i każdego eventu,

– odporność na stres, znajomość technik jego redukowania i – last but not least – work/life balance.

Osoby na stanowisku event managera często mówią, że w tym zawodzie nie można się nudzić, a praca jest pełna nowych wyzwań. Chociaż często nienormowana i nieznająca pojęcia weekendu czy wolnego wieczoru. Wszystko jednak wynagradza satysfakcja z dobrze zorganizowanego eventu…