5 powodów, dla których warto współpracować z agencją eventową

By BluExperience | 29 maja 2022 | event
Organizacja wszelkich wydarzeń, jak koncerty, konferencje firmowe, festiwale, kongresy i wiele innych ważnych imprez, to skomplikowane i wymagające przedsięwzięcie, którego obsługę najlepiej jest złożyć w ręce profesjonalistów.

W szeregach agencji eventowych pracują osoby specjalizujące się w poszczególnych aspektach planowania, organizacji i realizacji wydarzeń kulturalnych, rozrywkowych, sportowych i biznesowych. Dlaczego warto współpracować z agencją eventową? Na to pytanie postaramy się udzielić szczegółowej odpowiedzi w tym artykule.

Powód 1: Współpraca z profesjonalistami

Organizacja eventów wymaga doskonałego zgrania wielu czynników. Planowanie, realizacja, koordynowanie – wszystko to musi ze sobą idealnie współgrać. Dla osoby z zewnątrz poruszanie się w obrębie eventowego świata może wydawać się skomplikowane. Bez względu na to, czy chodzi o konferencję naukową, targi motoryzacyjne czy piknik rodzinny, przygotowanie wydarzenia wymaga zdolności organizacyjnych, dobrej znajomości otoczenia oraz sprawnego zarządzania. Zlecający obsługę wydarzenia nie zawsze musi znać się na kwestiach technicznych, logistycznych, organizacyjnych.

Natomiast na pewno chce mieć pewność, że pozostawia te sprawy w dobrych rękach i dostanie oczekiwany efekt. Specjaliści zatrudnieni w agencjach eventowych zdobywali swoje doświadczenie przez lata, dzięki czemu doskonale wiedzą, jak zająć się organizacją imprezy od A do Z. W przypadku agencji mamy do czynienia z profesjonalistami, którzy znają swój fach od podszewki i przejmują pełną organizację wydarzenia. Zajmują się zarówno rzeczami podstawowymi, jak wybór lokalizacji, jak i szczegółami, jak rodzaj upominku, który otrzymają uczestnicy.
Rola klienta? Zlecić organizację, kontrolować realizację na podstawie regularnych raportów, pozytywnie ocenić współpracę po zakończeniu wydarzenia i wrócić przy następnej okazji, bo zwycięskiej drużyny się nie zmienia 🙂

Powód 2: Kompleksowe wsparcie agencji

Przy przygotowaniu eventów trzeba liczyć się z dużą ilością pracy i stresu. Aby stworzyć coś niezapomnianego, nie wystarczy tylko wybrać miejsce i ustalić termin – tu potrzebne jest zarówno radzenie sobie z kwestiami technicznymi i logistycznymi, jak i zdolności interpersonalne. Pomoc agencji eventowej jest w takiej sytuacji nieoceniona. Zakres usług agencji eventowych jest bardzo szeroki, dzięki czemu możesz liczyć na kompleksową obsługę. Agencje eventowe często zajmują się wszystkimi obszarami związanymi z organizacją wydarzeń – od pomysłu, aż do jego wykonania. Pamiętając przy tym, że wydarzenie nie może być oderwane od dotychczasowego sposobu kreacji marki. Zachowana jest więc spójność wizualna i brandingowa, zarówno w obszarze samego wydarzenia, jak i z marką klienta.

Zaletą agencji jest też doświadczenie w branży, nierzadko, jak w przypadku BLU EXPERIENCE, wieloletnie. Pozwoliło to zgromadzić wiedzę praktyczną — możemy doradzać, podpowiadać, rekomendować, ale także zwracać uwagę na pomysły, które w teorii brzmią dobrze, a w praktyce, cóż, już niekoniecznie.

Powód 3: Oszczędność czasu i pieniędzy

Przy przygotowaniu imprez na dużą skalę dokładne zaplanowanie i zorganizowanie wszystkich elementów wydarzenia może pochłaniać sporo czasu. O wiele wygodniej jest zlecić to komuś innemu, zwłaszcza jeśli nie mamy zbytniego doświadczenia w tym obszarze. Możliwość skorzystania z know-how event managerów to oszczędność czasu, a w ostateczności i oszczędność pieniędzy. Współpraca z agencją eventową zazwyczaj jest rozliczana na podstawie faktury, dzięki czemu można ją uwzględnić w kosztach związanych z prowadzeniem działalności.

Agencja, przejmując całość obsługi, korzysta też z własnych dostawców i podwykonawców. Są wśród nich tłumacze, prezenterzy, konferansjerzy, agencje hostessingowe, drukarnie, obsługa nagłośnienia, oświetlenia i wiele innych podmiotów. Przetestowanych, sprawdzonych w praktyce, wiarygodnych. Z uwagi na długość czy skalę współpracy agencje mają zwykle preferencyjne ceny, będzie to więc rozwiązanie tańsze, niż podzlecanie przez zamawiającego określonych segmentów obsługi innym firmom. Nie musi też on negocjować stawek, pilnować terminów, składać kolejnych zleceń, nadzorować kilku(nastu) innych podmiotów. Jedna agencja — jedno rozliczenie.

Powód 4: Wykorzystanie wiedzy i doświadczenia najlepszych

Z usług agencji eventowej warto skorzystać zwłaszcza wtedy, kiedy nie mamy ani odpowiedniej wiedzy, ani doświadczenia w organizacji imprez. Agencja eventowa organizuje wydarzenia w sposób kompleksowy: od opracowania szczegółowego scenariusza, przez stworzenie koncepcji eventu spójnej z założeniami klienta, po promocję wydarzenia. Specjaliści od eventów oraz dobry event menager dopną na ostatni guzik wszystkie kwestie merytoryczne i techniczne, zapewnią też profesjonalne doradztwo na każdym etapie. Agencje eventowe są doświadczone w organizacji różnego typu wydarzeń. Im dłużej agencja działa na rynku, tym bardziej prawdopodobne, że świadczy usługi wysokiej jakości. Szybko, sprawnie, dyskretnie. Pracownicy agencji nie rzucają się w oczy, nie manifestują swojego zaangażowania, pozwalając, by pełne uznanie za fachowość organizacji spadło na zamawiającego.

Powód 5: Kreatywność i świeży punkt widzenia

Jeśli decydujemy się na zorganizowanie imprezy, to z pewnością chcemy, aby nasz event przebiegł bez zarzutu oraz by nasi widzowie byli zadowoleni. Zawsze punktem startowym jest głęboka analiza potrzeb klienta, uwzględniająca preferencje i wzorce zachowań uczestników wydarzenia.

Na tej podstawie agencja przygotuje koncepcję kreatywną, która zaczyna się od oryginalnego pomysłu na wydarzenie, przez strategię jej wdrożenia, po realizację. Bywa także, że zleceniodawca dysponuje już koncepcją i ma model organizacji, który sprawdza się w praktyce. Wtedy rolą agencji jest udzielenie odpowiedniego wsparcia w realizacji, co oczywiście nie wyklucza własnych propozycji, jeśli mogą usprawnić jakieś procesy czy wprowadzić nowocześniejsze rozwiązania.

Podsumowanie – dlaczego warto wynająć agencję eventową

Przedstawione powyżej zalety zaangażowania agencji do realizacji eventu są bezdyskusyjne. Każdy z nich składa się na końcowy wniosek, że rolą agencji jest po prostu przejęcie odpowiedzialności za realizację wydarzenia na najwyższym poziomie. Nie jest to przecież proste zadanie, a doświadczenie w tej branży jest jednym z kluczowych elementów sukcesu. Po stronie organizatora spoczywa równie ważne zadanie – opracowanie pomysłu i celu, w jakim jest realizowany event. Ta wizja następnie musi być przekuta na działania, na które organizator może zwyczajnie nie mieć czasu czy też wiedzy praktycznej. Zaangażowanie profesjonalnej agencji eventowej oznacza, że koncepcja organizatora stanie się rzeczywistością. Rozpatrując całościowo porównanie wynajęcia agencji eventowej do samodzielnej organizacji eventu, widzimy więc niższe koszty, większą fachowość oraz – bardzo przecież ważny – spokój i przekonanie, że wszystko spoczywa w rękach profesjonalistów, a efekt będzie dokładnie taki, jak organizator sobie zaplanował.