5 powodów, dla których warto współpracować z agencją eventową

Organizacja wszelkich wydarzeń, jak koncerty, konferencje, festiwale i wiele innych imprez, to skomplikowane przedsięwzięcie, którego obsługę najlepiej jest złożyć w ręce profesjonalistów. W agencjach eventowych pracują osoby specjalizujące się w poszczególnych aspektach planowania i realizacji wydarzeń. Dlaczego warto powierzyć organizację eventów specjalistom? Na to pytanie postaramy się udzielić szczegółowej odpowiedzi w tym artykule.

Powód 1: Współpraca z profesjonalistami

Organizacja eventów wymaga doskonałego zgrania wielu czynników. Dla osoby z zewnątrz poruszanie się w świecie eventów może wydawać się skomplikowane. Bez względu na to, czy chodzi o konferencję naukową, targi motoryzacyjne czy piknik rodzinny, przygotowanie wydarzenia wymaga zdolności organizacyjnych i sprawnego zarządzania.Zlecający obsługę wydarzenia nie zawsze musi znać się na kwestiach technicznych, logistycznych, organizacyjnych.

Natomiast na pewno chce mieć pewność, że pozostawia te sprawy w dobrych rękach i dostanie oczekiwany efekt. Specjaliści zatrudnieni w agencjach eventowych zdobywali swoje doświadczenie przez lata, dzięki czemu doskonale wiedzą, jak zająć się organizacją imprezy od A do Z. W przypadku agencji mamy do czynienia z profesjonalistami, którzy znają swój fach od podszewki i przejmują pełną organizację wydarzenia. Zajmują się zarówno rzeczami podstawowymi, jak wybór lokalizacji, jak i szczegółami, jak rodzaj upominku, który otrzymają uczestnicy.
Rola klienta? Zlecić organizację, kontrolować realizację na podstawie regularnych raportów, pozytywnie ocenić współpracę po zakończeniu wydarzenia i wrócić przy następnej okazji, bo zwycięskiej drużyny się nie zmienia 🙂

Powód 2: Kompleksowe wsparcie agencji

Zaletą agencji jest też doświadczenie w branży, nierzadko, jak w przypadku BLU EXPERIENCE, wieloletnie. Pozwoliło to zgromadzić wiedzę praktyczną — możemy doradzać, podpowiadać, rekomendować, ale także zwracać uwagę na pomysły, które w teorii brzmią dobrze, a w praktyce, cóż, już niekoniecznie.

Powód 3: Oszczędność czasu i pieniędzy

Agencja, przejmując całość obsługi, korzysta też z własnych dostawców i podwykonawców. Są wśród nich tłumacze, prezenterzy, konferansjerzy, agencje hostessingowe, drukarnie, obsługa nagłośnienia, oświetlenia i wiele innych podmiotów. Przetestowanych, sprawdzonych w praktyce, wiarygodnych. Z uwagi na długość czy skalę współpracy agencje mają zwykle preferencyjne ceny, będzie to więc rozwiązanie tańsze, niż podzlecanie przez zamawiającego określonych segmentów obsługi innym firmom. Nie musi też on negocjować stawek, pilnować terminów, składać kolejnych zleceń, nadzorować kilku(nastu) innych podmiotów. Jedna agencja — jedno rozliczenie.

Powód 4: Wykorzystanie wiedzy i doświadczenia najlepszych

Z usług agencji eventowej warto skorzystać, kiedy nie mamy wiedzy ani doświadczenia. Agencja eventowa organizuje wydarzenia w sposób kompleksowy: od opracowania scenariusza, przez stworzenie koncepcji, po promocję. Specjaliści dopną na ostatni guzik wszystkie kwestie i zapewnią profesjonalne doradztwo. Im dłużej agencja działa na rynku, tym bardziej prawdopodobne, że świadczy usługi wysokiej jakości. Szybko, sprawnie i dyskretnie.

Powód 5: Kreatywność i świeży punkt widzenia

Na tej podstawie agencja przygotuje koncepcję kreatywną, która zaczyna się od oryginalnego pomysłu na wydarzenie, przez strategię jej wdrożenia, po realizację. Bywa także, że zleceniodawca dysponuje już koncepcją i ma model organizacji, który sprawdza się w praktyce. Wtedy rolą agencji jest udzielenie odpowiedniego wsparcia w realizacji, co oczywiście nie wyklucza własnych propozycji, jeśli mogą usprawnić jakieś procesy czy wprowadzić nowocześniejsze rozwiązania.

Podsumowanie – dlaczego warto wynająć agencję eventową