Eventy a ich zrównoważony rozwój – gdzie jesteśmy i co możemy zrobić?

By BluExperience | 16 październik 2023 | event

Jesień to dla wielu czas intensywnych konferencji i spotkań branżowych. Co roku, uczestniczy w nich ponad 1,5 miliarda osób na całym świecie [1]. W ostatnich latach wiele z nich to wydarzenia skupione wokół tematu zrównoważonego rozwoju, w tym emisji gazów cieplarnianych czy gospodarki odpadami. Jednak spotkania te nie pozostają bez śladu środowiskowego – od dostawców, przez zużycie materiałów i produktów aż wreszcie po podróże uczestników – niektóre źródła szacują, że branża eventowa przyczynia się do aż 10% globalnych emisji gazów cieplarnianych [2]. Jakie aspekty organizacji eventów mają największy ślad środowiskowy, jakie działania podejmują organizatorzy aby ograniczyć emisję i na co zwracać uwagę przy wyborze agencji organizującej wydarzenia branżowe? O tym w poniższym artykule.

Jak wskazują badania, wpływ środowiskowy działań związanych z organizacją event’ów jest znaczący. O jakiej skali mówimy? Nad oceną konferencji pod kątem kwestii zrównoważonego rozwoju pochyliło sie m.in Stowarzyszenie ICCA (International Congress and Convention Association) wspólnie z ruchem GDS (Global Destination Sustainability) analizując wpływ konferencji w Krakowie. Według raportu przygotowanego przez Stowarzyszenie ICCA i ruch GDS, całkowity ślad węglowy (tCO2e) Krakowskiego kongresu wyniósł aż 2079.35, co przelicza się na imponujące 3053.38 kg CO2e na uczestnika [3]. Aby zrozumieć tę liczbę, warto porównać ją z emisją przeciętnego samochodu osobowego przez okres 2 lat. To pokazuje, jak duży wpływ mogą mieć wydarzenia branży eventowej na nasze środowisko.

Na szczęście rośnie świadomość

Mimo, że zrównoważone podejście do organizacji eventów nie jest jeszcze powszechną praktyką, coraz więcej interesariuszy zwraca na to uwagę. Wraz ze wzrostem zainteresowania wokół tematu zrównoważonego rozwoju uczestników, ale i organizatorów rosną też ich oczekiwania wobec konkretnych usług i rozwiązań. Rosnąca świadomość wśród Polaków na temat ESG została potwierdzona w wynikach badania przeprowadzonego przez organizacje Sustainable Brands „Brands for Good i firmę Ipsos w zeszłym roku jesienią. Badanie to objęło dwie tysiące Polaków w wieku od 16 do 74 lat. Zgodnie z wynikami, aż 97 procent Polaków zwraca uwagę na kwestie zrównoważonego i odpowiedzialnego rozwoju [4].

Co w organizacji eventów ma największy wpływ na środowisko?

Pod kątem emisji, szacuje się, że największy potencjał redukcji śladu węglowego organizowanych wydarzeń i konferencji leży zazwyczaj w transporcie uczestników i materiałów na samą konferencję oraz w jej trakcie. Analiza przeprowadzona przez Stowarzyszenie ICCA wspólnie z ruchem GDS, wykazała, że ponad ponad 88% śladu węglowego Krakowskiej konferencji z 2022 roku stanowiły emisje wynikające właśnie z podróży. Jednakże szczególnie wydarzenia ostatnich lat, w tym pandemia COVID pokazały jak duża wartość społeczno-relacyjna płynie ze spotkań i interakcji na żywo. Dlatego warto zastanowić się jak, przy organizacji wydarzenia czy konferencji, uniknąć czy zrównoważyć jej negatywny wpływ na środowisko.

Co można zrobić aby tego uniknąć lub zminimalizować?

Oferowanie możliwości hybrydowego lub zdalnego uczestnictwa w wydarzeniu niesie za sobą nie tylko ułatwienia logistyczne, ale również oszczędność emisji z transportu uczestników i uniknięcie wygenerowanych w trakcie wydarzeń odpadów. Inne rozwiązanie to np. przyjazd na konferencje pociągiem, a nie samolotem, np. korzystanie przez uczestników z tzw. car sharing’u, czy odpowiednia infrastruktura do poruszania się w trakcie samej konferencji, w tym udostępnienie rowerów miejskich.

Imprezy eventowe wiążą się również z wysokim zużyciem energii elektrycznej, potrzebnej m.in do oświetlenia, nagłościenia, chłodzenia lub ogrzania i innych potrzeb technicznych. Często w trakcie event’ów korzysta się również z generatorów prądotwórczych, które działają na paliwa kopalne, co dodatkowo zwiększa emisje. Alternatywą jest zamówienie mobilnego magazynu energii, który jest ładowany energią z sieci, z definicji mniej emisyjną niż generatory diesla.

Mniej oczywisty, lecz również istotny, jest wpływ doboru samych produktów i przedmiotów używanych na konferencjach oraz to, jak zostaną zagospodarowane po zakończeniu wydarzenia. Istnieje wiele zrównoważonych rozwiązań w zakresie cateringu i oferty gastronomicznej: rezygnacja z egzotycznych owoców czy kwiatów na rzecz lokalnych wyrobów, poszerzanie oferty wegetariańskiej i wegańskiej, ale również eliminacja jednorazowych przedmiotów i opakowań na rzecz wielorazowych elementów zastawy, czy nawet zadbanie o zagospodarowanie niesprzedanych posiłków dzięki aplikacjom takim jak Too Good To Go czy Foodsi. Dzięki temu wydarzenie stanie się atrakcyjniejsze dla uczestników i organizatorów oraz dla środowiska, ograniczając odpady.

Pobierz nadchodzący raport

Mówiąc o odpadach, warto zwrócić uwagę na fakt, że powstają one od momentu przygotowania wydarzenia aż do jego zakończenia i rozbiórki. Odpadami stają się nie tylko wciąż popularne gadżety i materiały reklamowe często rozdawane w trakcie wydarzeń, ale również elementy stanowisk i wyposażenia hal i centrów kongresowych. Dlatego coraz popularniejszą praktyką staje się rezygnacja z papierowych czy plastikowych materiałów reklamowych na rzecz ich cyfrowych zamienników, dzięki użyciu np. kodów QR do prezentacji materiałów reklamowych firmy. Po zakończeniu wydarzenia, elementy dekoracyjne czy nawet budowlane nie muszą stać się odpadem – mogą posłużyć np. takim organizacjom jak Fundacja Brda, która używa materiałów z remontów i rozbiórek do wspierania ich działalności na rzecz odbudowy Ukrainy.

Nie należy zapominać, że temat zrównoważonego rozwoju obejmuje również kwestie społeczne. Tutaj z pomocą mogą nam przyjść przedsiębiorstwa społeczne, priorytetyzujące działania na rzecz społeczności lokalnej. Wsparcie przedsiębiorstw społecznych może obejmować m.in: zakupy produktów i usług od tych przedsiębiorstw, wspieranie ich działań lub organizację działań charytatywnych w ramach wydarzenia. Warto pamiętać też o kwestiach równości płci i różnorodności. Działanie w tym obszarze oznacza np. aktywne zapraszanie kobiet i przedstawicieli mniejszości do udziału jako prelegenci i uczestnicy.

Inspiracja – zrównoważone koncerty

Ciekawą inspiracją dla branży eventowej mogą być koncerty. W ostatnich latach artyści tacy jak Coldplay, Justin Timberlake czy nawet Dawid Podsiadło [5] przy planowaniu i organizacji występów wzięli pod uwagę ich wpływ na środowisko, inwestując w ograniczanie m.in emisji czy odpadów. Brytyjski zespół Coldplay deklaruje nawet, że udało im się zredukować emisje związane z koncertem aż o 50%. Jak tego dokonali? Właśnie poprzez uwzględnienie powyższych kwestii – od odnawialnych źródeł energii, przez ograniczone loty, po unikanie powstawania odpadów na samych koncertach i wiele innych prośrodowiskowych rozwiązań.

Jak więc zorganizować bardziej zrównoważone eventy?

Przede wszystkim warto podejść strategicznie do kwestii wpływu wydarzenia na środowisko. Już na etapie planowania i wyboru agencji warto postawić sobie ambitne cele m.in w zakresie: ograniczania emisji, odpadów i zwiększania zaangażowania społecznego. Wymienione w artykule obszary i rozwiązania to tylko niektóre z innowacji, które mogą sprawić, że organizowane przez nas wydarzenie stanie się nie tylko bardziej przyjazne środowisku, ale również konkurencyjne w branży i atrakcyjne dla uczestników, partnerów czy sponsorów.

O napisanie powyższego artykułu poprosiliśmy panią Antoninę Konarzewską –  Specjalistkę i entuzjaskę tworzyw sztucznych i minimalizacji odpadów, z różnorodnym doświadczeniem (WWF, IKEA) i zapleczem naukowym (Uniwersytet w Bremie, Houston, Warszawa). 

Dziękujemy!

[1] Events Industry Council. Global Economic Significance of Business Events (2018)
[2] https://www.nature.com/articles/s41467-021-27251-2
[3] https://assets.simpleviewinc.com/simpleview/image/upload/v1/clients/iccaweb/ICCA_Congress_measurement_report_2022_FINAL1_dd8aa41e-f0f8-417f-9ec7-005787b8780f.pdf
[4] https://www.ipsos.com/pl-pl/socio-cultural-trend-tracker22
[5] https://whowillsavetheplanet.pl/2022/05/23/wazny-trend-w-eventach-to-neutralnosc-klimatyczna/


Wraz z 6 topowymi agencjami w Polsce, agencją badawczą IQS i portalem MeetingPlanner.pl przygotowujemy 3. już edycję raportu o event marketingu: „Event marketing 2023 / 2024. Wpływ zrównoważonego rozwoju na przemysł spotkań”.

Zapisz się na nasz newsletter poniżej, a zaraz po premierze otrzymasz nasz raport na swoją skrzynkę.